让Excel飞！职场Office效率提升秘籍（第2版）pdf/txt下载_在线阅读全文

编辑推荐

畅销书升级版！掌握Excel精髓，让我们随心所欲，借助Access让Excel飞！

适读人群：本书适合具有初步的Excel基础，正在迷茫于如何进一步提高自己的Excel管理应用水平以及那些淹没于茫茫的Excel孤立技巧之中，苦于未能掌握Excel精髓，不能举一反三，未能达到Excel自由应用状态的朋友们。

在《让Excel飞！职场Office效率提升秘籍（第2版）》中，大多数的快捷键说明中都附有快捷键的使用场合和使用方法的介绍，透过书中介绍的实例，使读者不但在情景中学习到Excel快捷键，还能学到很多与相关快捷键对应的Excel技巧。

不建议读者一边阅读本书一边操作计算机，我个人认为这样可能会影响读者的阅读兴趣和阅读进度，建议读者抛开计算机，像阅读故事书一样阅读本书，根据书中案例所提供的“故事情节”，在头脑中想象一下按下这些快捷键时的感觉以便加深理解和记忆，这也算情景学习法吧！

内容简介

这是一本关于如何有效利用Excel和Access提高作效率的书。书中凝聚了作者多年来关于如何利用Excel和Access提升个人生产力的独特思考。
本书共分两部分，分别是“决战Excel”和“让Excel飞” 。在*部分，介绍了绝大部分Excel高级特性、Excel管理应用应避免的问题、Excel管理建模和报告自动化基础，以及Excel与报告自动化等内容；在第二部分，介绍了Excel用户需要了解的Access知识、Excel与Access的整合应用，以及打造精益办公室等内容。

本书特点是注重实战，结合各种管理场景，通过作者对Office技术的巧妙讲解，帮助您成为职场中高效率的“懒人”，一个真正的“办公室英雄”。

作者简介

林书明，MBA、微软认证Excel专家、微软认证Office大师，具有多年某知名外企各岗位工作经验，深谙微软Office商务效率提升之道。作者主要关注如何利用Excel和Access提升部门和个人工作效率。读者可以通过新浪微博@MrExcel与作者进行交流。

目　　录

第一部分决战Excel
第1章 Excel，不可承受之重
1.1 可怕的排序
1.2 删除部分单元格
1.3 重复打开文件
1.4 函数的误用
1.5 开启手动计算
1.6 Excel与商业秘密
1.6.1 Excel之掩耳盗铃
1.6.2 防止Excel泄密
1.7 备份！备份！
1.8 Excel，职场护身符
1.9 快速学习Excel
1.9.1 与高手共舞

第一部分 决战Excel 
第1章 Excel，不可承受之重 
1.1 可怕的排序 
1.2 删除部分单元格 
1.3 重复打开文件 
1.4 函数的误用 
1.5 开启手动计算 
1.6 Excel与商业秘密 
1.6.1 Excel之掩耳盗铃 
1.6.2 防止Excel泄密 
1.7 备份！备份！ 
1.8 Excel，职场护身符 
1.9 快速学习Excel 
1.9.1 与高手共舞 
1.9.2 一键求生 
1.9.3 网络生存


	 
第2章 Excel你必须懂的 
2.1 智能感应菜单 
2.2 辅助列 
2.2.1 分离数据 
2.2.2 每隔一行插入一个空行 
2.2.3 随时恢复到排序前的状态 
2.3 文本和数字 
2.4 日期和时间 
2.4.1 日期和时间的本质 
2.4.2 真正的日期时间 
2.4.3 DATEDIF函数 
2.5 引用！引用！ 
2.6 识别活动单元格


	 
第3章 Excel中的名称 
3.1 给单个单元格命名 
3.2 命名单元格区域 
3.3 给文本或数值命名 
3.4 给公式取一个名字 
3.5 Excel自动命名功能


	 
第4章 让Excel变聪明 
4.1 IFERROR函数 
4.2 VLOOKUP函数 
4.3 INDEX和MATCH函数 
4.4 CHOOSE函数 
4.5 OFFSET函数 
4.6 INDIRECT函数 
4.7 SUMPRODUCT函数


	 
第5章 Excel的高级功能 
5.1 高级数据有效性 
5.2 高级条件格式 
5.3 Excel高级筛选 
5.3.1 什么是高级筛选 
5.3.2 特殊条件下的高级筛选


	 
第6章 Excel中的控件 
6.1 复选框控件 
6.2 组合框控件


	 
第7章 导入外部数据 
7.1 导入Excel数据 
7.2 导入网页的数据 
7.3 导入数据库中的数据 
7.4 导入文本数据 
7.5 设置外部数据刷新方式


	 
第8章 数据透视表 
8.1 理解数据透视表 
8.2 同比和环比 
8.3 GETPIVOTDATA函数 
8.4 小心数据透视表泄密 
8.5 数据透视表的“逆”操作


	 
第9章 Excel宏和VBA 
9.1 宏和VBA 
9.2 Excel报告自动化


	 
第10章 Excel建模 
10.1 用Excel制作楼房销售记录表 
10.2 用Excel制作准时交货模型 
10.3 用Excel教宝宝识字 
10.4 Excel图片放大器 
10.5 Excel模型的“3层1表”结构


	 
第11章 其他Excel技术 
11.1 制作超级公式 
11.2 规划求解加载宏 
11.3 数组公式 
11.4 模拟运算表 
11.5 动态图表 
11.6 用Excel照相


	 
第二部分 让Excel飞


	 
第12章 Excel不是万能的 
12.1 多表联合数据分析和处理 
12.2 执行复杂的数据处理过程 
12.3 大量数据的处理 
12.4 Excel与Access兄弟一家亲


	 
第13章 Excel与Access传递数据 
13.1 从Excel到Access 
13.1.1 粘贴法 
13.1.2 导入法 
13.1.3 我们的方法：链接法 
13.2 从Access到Excel 
13.2.1 粘贴法 
13.2.2 Access导出法 
13.2.3 我们的方法：Excel导入法


	 
第14章 比高级筛选更“高级” 
14.1 多表关联查询 
14.2 交叉联接查询 
14.3 Excel的幕后英雄 
14.4 数据汇总查询 
14.4.1 分组查询 
14.4.2 交叉表查询 
14.5 Union联合查询


	 
第15章 Access查询应用案例 
15.1 产品物料清单分解 
15.2 链接外部数据 
15.3 设计查询 
15.4 增加自定义字段 
15.5 分组汇总查询


	 
第16章 让工作自动化 
16.1 Access追加查询 
16.2 Access中的宏 
16.3 睡着觉就把活儿干了


	 
第17章 打造精益办公室 
17.1 用Office软件打造精益办公室 
17.2 Office软件让商务更智能


	 
第18章 Power Query也疯狂 
18.1 使用“别人”的数据 
18.2 安装Power Query 
18.3 外部数据“尽管来” 
18.4 让VLOOKUP函数下岗 
18.5 基于“合并”的合并 
18.6 追加“同构”的表格 
18.7 对数据的进一步分析 
18.8 PowerQuery更多介绍

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前　　言

前言
　　学习Excel的最大动力是需求
　　许多年以前，我离开学校进入职场，在公司的培训部门工作，我的职责之一就是管理和更新许多电子版的培训资料。为了便于管理，我把所有的培训资料整理成了一个清单放在Excel工作表里，并给每份培训资料名称设置了相应的超链接，这样，当我单击培训资料名称时，就能够打开相应的电子文件。
　　在我管理的培训资料中，有很多是Excel格式的文件。一天，有一个同事提出一个问题：“Excel文件里有很多工作表，当我单击超链接打开另外一个Excel文件时，能不能自动跳转到所链接Excel文件中的某一个特定工作表呢？”那时，公司里大多数人对Excel的了解不深，这个问题一时难住了我，我首先想到的是编写VBA代码解决，后来才知道，Excel本身就具有链接到Excel文件中某个特定的工作表的功能！
　　实际需求是学习Excel的最大动力之一，随着不断解决工作中遇到的各种问题，我逐渐发现，对于困扰用户的绝大部分问题，Excel软件早已给我们准备好了相应的操作，只是我们还不知道而已！

前 言 
　　学习Excel的最大动力是需求 
　　许多年以前，我离开学校进入职场，在公司的培训部门工作，我的职责之一就是管理和更新许多电子版的培训资料。为了便于管理，我把所有的培训资料整理成了一个清单放在Excel工作表里，并给每份培训资料名称设置了相应的超链接，这样，当我单击培训资料名称时，就能够打开相应的电子文件。 
　　在我管理的培训资料中，有很多是Excel格式的文件。一天，有一个同事提出一个问题：“Excel文件里有很多工作表，当我单击超链接打开另外一个Excel文件时，能不能自动跳转到所链接Excel文件中的某一个特定工作表呢？”那时，公司里大多数人对Excel的了解不深，这个问题一时难住了我，我首先想到的是编写VBA代码解决，后来才知道，Excel本身就具有链接到Excel文件中某个特定的工作表的功能！ 
　　实际需求是学习Excel的最大动力之一，随着不断解决工作中遇到的各种问题，我逐渐发现，对于困扰用户的绝大部分问题，Excel软件早已给我们准备好了相应的操作，只是我们还不知道而已！ 
　　不久，我转入了公司的商务计划部门，新的工作中涉及大量的数据分析和处理内容，每天对着电脑进行重复的数据分析和处理，工作内容相当枯燥和单调，然而正是这种枯燥和单调的工作，使我想尽办法探索一些捷径来减轻自己的工作量和工作中可能出现的差错。而在这种不断的探索过程中，我逐渐感受到了工作的乐趣，甚至体会到了所谓“干一行，爱一行”的哲理。 
　　我所在的公司是一家从事半导体集成电路制造的大型跨国企业，每周都会有几百万个元器件的成品出货；每一时刻，生产线上都同时加工着几百种不同的产品，每种产品各自对应着不同的交货日期；除此之外，每种产品对应着不同的加工步骤和加工设备；每种设备对不同产品有着不同的加工能力；每种设备的利用率各不相同；每种产品本身的良品率各异。 
　　更为复杂的是这些参数，诸如，设备针对特定产品的单位时间加工能力，产品本身的良品率，设备的利用率，设备数量等，这些是和时间相关的并且随着企业制造工艺的不断改进和生产规模的变化而不断变化的，这为我们准确地制订生产计划、设备投资计划和直接生产人员需求计划提出了不小的挑战！ 
　　我所在的公司已经实施了某个知名的ERP系统，但是，现有的ERP系统生成的只是粗略的各种数据分析报告，远远不能满足我们制订各种具体的生产管理相关计划时的精细化要求。 
　　以前，在每周一早晨，生产计划人员从公司的ERP系统中下载最新的包含有不同产品需求数量的客户订单数据，然后结合那些从公司不同数据源（内部网站或数据库）中导出的各种随时间变化而变化的生产参数，利用Excel，经过复杂而烦琐的分析，计算出客户订单所覆盖时间范围之内设备的需求数量、原材料需求数量、直接生产人员需求量等数据，找出资源拥有量和需求量之间的差异，形成最终的分析报告，以便及时发现问题，协调相关人员提前加以解决，保证工厂在最大程度上满足客户订单的按时交货需求。 
　　由以上描述可知，整个订单分析过程非常麻烦，一般情况下，这项工作往往需要四五个人连续工作一整天，有时甚至要到第二天上午，才能得到一份还不一定完全准确的分析报告。我们可以想象，这对于快速变化的企业环境意味着什么？！ 
　　幸好之前我对微软Office各个组件有所了解，特别是对当时大多数人还不太了解的Access软件也比较熟悉，再加上我对整个商务计划部门业务流程的熟知，直觉告诉我：Excel和Access在改善商务计划部门工作效率方面一定大有所为！事实证明，的确如此！ 
　　我用Excel和Access开发了一套产能分析工具，应用后，部门工作效率得到了极大提高：数据分析和处理的工作从五个人花费一天的时间减少到了一个人只需花两个小时的时间，并且大大减少了人工分析可能引入的错误！ 
　　切实感受到Excel和Access在商务数据分析和报告自动化方面的巨大威力后，我开始有意识地对微软Office软件在改善工作效率方面的应用潜力进行了深入探索，重点关注于：如何以一个普通微软Office软件用户，利用Office 各个组件，充分挖掘Office软件的内置功能，提高个人和部门工作效率，进而提高整个组织的生产力！这也是我写作本书的主要目的。 
　　为什么要写本书 
　　我知道，高效率地学习并真正掌握Excel软件是一件具有挑战性的事情。如何让每个人在较短的时间里、在相对放松的心情下掌握Excel的精髓，并能举一反三，这确实是一个问题。 
　　很多年前，当我意识到Excel软件对个人和组织生产力有巨大的促进作用时，书店里还没有多少关于Excel的图书。而如今，Excel图书在书店里已经摆满了整整两个书架，种类有上百种之多！Excel图书种类多了，但并没有给我带来多少惊喜：大多数这类图书，不是枯燥的Excel教程类的图书，就是简单汇集一个个Excel孤立技巧之类的图书，还有一些是所谓的介绍Excel行业应用类的书籍，鲜见有总结Excel管理应用基本规律和感悟类的书籍。 
　　虽然市场上的Excel图书没有给我带来多少惊喜，但却让我从另一个角度发现了惊喜，那就是：使我有动力写一本能够满足读者在这方面需求的书。 
　　本书的定位是：以介绍Excel基本规律、管理应用和建模技术基础为主；适当介绍Access与Excel整合应用技术，借以拓展Excel 的能力，能Excel之所不能，旨在提高个人及部门的Office相关活动的生产力水平，争取让每个人都能成为办公室英雄！ 
　　本书讲解Excel中最精髓的部分，通过对Excel的十余个方面内容的深入讲解，试图让你掌握Excel的一般规律，从而避免大多数Office软件类书籍所犯的“仅仅是操作步骤的罗列和孤立技巧的堆砌”的错误，即使看完厚厚一本书仍然不能系统地掌握软件精髓的尴尬! 
　　基于多年的Excel和Access管理应用实战经验和培训经验，我尝试着从不同角度去理解这两个软件，试图发掘出一些尚未有人总结出来的应用技巧，以便帮助大家能够在最短的时间内掌握这两个软件的精髓，让大家切身感觉到：Excel和Access功能已经足够强大，仅仅依靠它们的内置功能，无需借助VBA编程，就可以设计出功能足够强大的工作效率改善工具。 
　　之所以要在本书中介绍一些Access知识，是因为对于复杂的数据处理，只掌握Excel 是远远不够的，Excel用户经常遇到Excel本身难以解决的问题，比如Excel不善于处理多个工作表之间的关联问题；处理数十万行以上的数据时，Excel的处理速度可能会变得异常缓慢等诸如此类在Excel中解决起来很困难的问题，正是Office组件中的另一个成员Access所擅长的！ 
　　如果说Excel擅长数据分析，那么就可以说Access擅长数据处理。对于经常使用Excel进行数据分析和处理的人员来说，如果你除了Excel之外，还同时掌握了一些Access的知识，相信你的数据分析和处理能力一定会如虎添翼，工作效率一定会突飞猛进！ 
　　但有很多人觉得Access作为一种小型的桌面数据库管理软件，学习起来一定很难。如果你感觉Access学习起来很难，那么很可能是因为你走错了方向，花了很多时间学习了与Access核心功能不太相关的内容，分散了你的宝贵精力。在本书中，我们将通过一种全新的方法，循序渐进地带你进入Access的美妙世界，学习Access中那些和Excel用户紧密相关的知识，用Access拓展Excel的能力，让你成为数据的真正主人！ 
　　本书以一个普通Office用户的角度来探讨Excel和Access的管理应用，重点关注Excel和Access内置功能的灵活应用和两者巧妙结合，让你不用编程也能设计出强大的工作效率改善工具，所以本书在以下方面有所舍弃。 
　　1．本书会略有涉及但不深入讲解VBA 
　　VBA是我们和Excel或Access等Office组件沟通的语言，Excel和Access能够理解并遵照执行我们用VBA语言吩咐给它们的事项，让工作自动执行以提高工作效率。但是对于绝大多数Office用户来说，学习VBA毕竟进入了一个全新的领域，学习周期相对比较长，涉及更多的时间和精力上的付出。现实中，很多人在并没有很好地掌握Excel内置功能的情况下就开始急于学习VBA编程，造成的结果是：由于不懂得有效地利用VBA调用Excel中已经存在的内置功能，编写的VBA程序效率低下，运行缓慢，甚至造成Excel崩溃！事实上，Excel和Access的内置功能已经足够强大，如果能够按照本书介绍的方法将二者巧妙结合，将能够完成我们工作中遇到的大多数任务，不用VBA也能够让Excel和Access在工作中发挥出强大的威力！ 
　　本书虽然不深入讲解VBA，但是本书中涉及的知识和操作技巧有助于你深入地了解Excel和Access强大的内置功能，以及每项任务在Excel和Access中对应的最快捷的处理方式，有助于你在将来学习VBA时写出简洁、高效的VBA代码！ 
　　2．本书不讲解Excel的基础知识 
　　市场上关于Excel的基础教程太多了，所以，如果你不知道如何在Excel里面使用公式、不知道“=A1*B1”的含义，这本书或许不适合你。建议你买一本Excel入门的书籍先学习一下，然后再继续学习本书。 
　　3．本书不讲解Access中与数据分析和处理不太相关的内容 
　　对于Access，本书重点放在Access核心功能：Access查询的设计方法和Access宏的编制。本书不讨论Access窗体、报表等设计，而是重点关注在Access中与数据处理相关的核心内容，并以Excel用户的角度轻松进入Access世界。借助Access，使Excel功力大增，让Excel飞！ 
　　致谢 
　　一本书从点滴想法到最终与读者见面绝对不是一个人的努力，在这个过程中一定凝结着许多人的汗水，本书更是如此。在这里，我要向所有参与本书编写及加工工作的朋友表示最衷心的谢意！ 
　　首先感谢促成本书成稿的张慧敏女士，是她在茫茫人海中找到了我，并鼓励我把自己多年的Excel和Ac

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在线试读部分章节

　　第1 章认识快捷键
　　在Office里，有一种功夫，它不需要任何额外的装备，并且人人皆可练得；这种功夫，一旦你熟练地掌握了它，就能指掌翻飞于键盘之上，操作各种软件于无形之中，让工作效率倍增……这种神奇的功夫就是——快捷键。
　　提到快捷键，笔者必须推出两位代言人：Ctrl C 和Ctrl V。接触过计算机的人，几乎没有人不知道Ctrl C 和Ctrl V 这对“情侣键”。之所以称它们为“情侣键”，是因为它们两个总是成对出现，其作用分别是“复制”和“粘贴”，这对“情侣键”真是无人不知，无人不晓，大名鼎鼎，人见人爱。用它们作为快捷键的代言人，真是再合适不过了！
　　快捷键，又被称为“热键”，指通过某些特定的按键、按键顺序或者按键组合来完成一个计算机操作。除了我们非常熟悉的Ctrl C（复制）和Ctrl V（粘贴）这对知名的快捷键外，在计算机操作中，还有很多功能各异的快捷键；比如，在Excel 中，按下F1 键会弹出Excel 的帮助窗口，这里的F1 键就是Excel 软件的另一个快捷键。
　　需要说明的是，大部分快捷键并不只是对应着计算机键盘上的“单一”按键，而是对应着由几个按键组成的一个计算机按键组合（但一般不超过3 个键），并且，大多数快捷键通常与 Ctrl、Shift、Alt、Fn 键，以及 Windows 操作系统下的 Windows 键（就是上面有一个Windows 标识的那个按键）等配合使用。
　　例如，我们非常熟悉Windows 操作系统中的Ctrl Alt Delete这个快捷键组合，它就是由Ctrl、Alt 和Delete 这3 个键构成的“组合”快捷键，它的功能是弹出“Windows 任务管理器”对话框，在Excel 停止响应时，常用它“杀死”计算机内存中的Excel 程序。
　　在计算机中，一些快捷键在不同的软件中是通用的，比如Ctrl C 和Ctrl V，几乎在所有的计算机应用软件中都能使用；然而，有些快捷键只能在某些特定的软件环境下才起作用，比如，在Excel 中，按Ctrl 1 键可以调出“设置单元格格式”对话框，而在Word 中，却看不到任何效果。
　　快捷键根据其作用范围，可以分为3 种：即操作系统级快捷键、应用程序级快捷键和控件级快捷键。
　　操作系统级快捷键
　　操作系统级快捷键可以全局响应，即不论当前鼠标的焦点在哪里、运行什么程序，按下时都能起作用。
　　比如按PrintScreen 键可以复制当前计算机屏幕上所显示的图像；按Windows D 键，会立即最小化当前正在使用的软件并弹出操作系统的桌面，这里的D 代表“Desktop”的意思。

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　　第1 章 认识快捷键
　　在Office里，有一种功夫，它不需要任何额外的装备，并且人人皆可练得；这种功夫，一旦你熟练地掌握了它，就能指掌翻飞于键盘之上，操作各种软件于无形之中，让工作效率倍增……这种神奇的功夫就是——快捷键。
　　提到快捷键，笔者必须推出两位代言人：Ctrl C
 和Ctrl V。接触过计算机的人，几乎没有人不知道Ctrl C 和Ctrl V 
这对“情侣键”。之所以称它们为“情侣键”，是因为它们两个总是成对出现，其作用分别是“复制”和“粘贴”，这对“情侣键”真是无人不知，无人不晓，大名鼎鼎，人见人爱。用它们作为快捷键的代言人，真是再合适不过了！
　　快捷键，又被称为“热键”，指通过某些特定的按键、按键顺序或者按键组合来完成一个计算机操作。除了我们非常熟悉的Ctrl C（复制）和Ctrl V（粘贴）这对知名的快捷键外，在计算机操作中，还有很多功能各异的快捷键；比如，在Excel
 中，按下F1 键会弹出Excel 的帮助窗口，这里的F1 键就是Excel 软件的另一个快捷键。
　　需要说明的是，大部分快捷键并不只是对应着计算机键盘上的“单一”按键，而是对应着由几个按键组成的一个计算机按键组合（但一般不超过3
 个键），并且，大多数快捷键通常与 Ctrl、Shift、Alt、Fn 键，以及 Windows 操作系统下的 Windows 
键（就是上面有一个Windows 标识的那个按键）等配合使用。
　　例如，我们非常熟悉Windows 
操作系统中的Ctrl Alt Delete这个快捷键组合，它就是由Ctrl、Alt 和Delete 这3 
个键构成的“组合”快捷键，它的功能是弹出“Windows 任务管理器”对话框，在Excel 停止响应时，常用它“杀死”计算机内存中的Excel 
程序。
　　在计算机中，一些快捷键在不同的软件中是通用的，比如Ctrl C 
和Ctrl V，几乎在所有的计算机应用软件中都能使用；然而，有些快捷键只能在某些特定的软件环境下才起作用，比如，在Excel 中，按Ctrl 1
 键可以调出“设置单元格格式”对话框，而在Word 中，却看不到任何效果。
　　快捷键根据其作用范围，可以分为3 种：即操作系统级快捷键、应用程序级快捷键和控件级快捷键。
　　操作系统级快捷键
　　操作系统级快捷键可以全局响应，即不论当前鼠标的焦点在哪里、运行什么程序，按下时都能起作用。
　　比如按PrintScreen 键可以复制当前计算机屏幕上所显示的图像；按Windows D 键，会立即最小化当前正在使用的软件并弹出操作系统的桌面，这里的D 代表“Desktop”的意思。
　　有一个小笑话：妈妈好奇地问儿子，“孩子，为什么妈妈每次进你的房间时，都看见你在盯着电脑的桌面啊？说的就是这个快捷键。
　　应用程序级快捷键
　　应用程序级快捷键只在当前活动的（也就是正在使用的）应用程序中起作用，当该快捷键所对应的应用程序不处于活动状态或在后台运行时，该快捷键就无效了。
　　比如在Excel 中，按Ctrl 9 键会立即隐藏当前选中的行，而在Word 中，这个快捷键就不起任何作用了。
　　控件级快捷键
　　这种类型的快捷键只在某些“控件”中起作用。所谓控件，通俗地讲，就是在Excel 等软件上用于“和用户交互”的各种按钮、选项或对话框等。
　　控件级快捷键只在“当前控件”上起作用。比如在下图所示的Excel
 的“数据有效性”对话框中，当按Tab 
键把选择的焦点转移到第一个检查框时，按下空格键可以“勾选”该检查框，再按一次空格键会取消勾选；当鼠标光标的焦点位于下拉框时，按下空格键则会“展开”下拉框。
　　空格键的这种“勾选检查框”和“展开下拉框”的功能只能在“控件”中起作用。离开控件，空格键的这种功能便不复存在。
　　在本书中，主要讲解“应用程序级别”的快捷键和“控件级别”的快捷键，这里所讲的“应用程序”，当然是指Excel
 ；而这里所说的控件，也是指Excel 软件中的各种对话框控件。本书的目的是让读者掌握绝大多数Excel 
中的快捷键的功能和应用场景，在循序渐进中提高自己工作效率。
　　计算机上的四大名“键”
　　为了更容易地理解和记忆Excel 快捷键，我们有必要先熟悉一下计算机键盘上4 个著名按键的含义，这4 个按键经常在Excel 快捷键组合中出现。它们分别是Alt，Ctrl，Shift 和WIN 键。
　　第一键：Alt
　　Alt
 是英语Alternative 的缩写，其含义是“替代的；供选择的”，在Excel 
快捷键中，它代表的含义大致是“另一种功能是……”比如在Excel 中，F11 键能够基于所选数据区域自动创建图表工作表，那么Alt F11 
键表示F11 键的另一种功能，即调出Excel VBA 编程环境。
　　第二键：Ctrl
　　Ctrl 
是英语Control 的缩写，试想如果把某人控制起来，是不是会引起这个人行为上的一些改变？对Excel 
快捷键也是一样，A按键本来仅仅是输入字母A 的按键而已，但是，如果按下Ctrl A 键，把A 键给控制起来，那么它的行为就不再是输入字母A 
了，而是选中活动单元格所在的整个区域（这时，字母A 的意思是All）。
　　第三键：Shift
　　Shift 的英文意思是“转换”，在Excel 快捷键中表示转换到另一种与当前快捷键功能“相对的或者相关的”功能。比如在Excel快捷键中，Tab 键的功能是向右移动一个单元格，而Shift Tab 键表示向左移动一个单元格。
　　另外，我们不能忘记Shift
 键本来的功能，Shift 键学名叫上挡键，计算机键盘上很多按键标有上下两个字符，按住Shift 
键，再按相应的按键可以输入该按键上半边的字符。比如按Ctrl # 键可以把数字格式转化为日期格式。怎么输入# 符号呢？当然得按着Shift 
键的同时再按标有# 符号的那个键（数字3 对应的那个键），因此我们把数字格式转化为日期格式时，真正需要按的3 
个键是“Ctrl Shift 3”，简单地说“Ctrl #”。
　　第四键：WIN
　　几年前，我突然注意到，新买的计算机键盘上不知道什么时候增加了一个键面带有Windows
 操作系统标志的特殊按键（通常简称WIN 
键），即使在发现它之后，也很长时间不知道它有什么用处。事实上，这是一个非常有用的快捷键。这个按键与其他按键结合，构成了很多操作系统级别的快捷键。
　　比如当我们暂时离开计算机的时候，通常需要锁屏，本人在知道这个键之前，总是按下Ctrl Alt Delete 键弹出任务管理对话框后再按Enter 键锁定屏幕，现在不用了这么麻烦了，只需按下WIN L 键即可。
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