办公室事务管理（第二版）（21世纪高职高专精品教材·现代秘书系列）

本书在第一版基础上，根据近年来秘书办公室管理工作的需要，围绕秘书在办公室事务管理方方面面的工作展开论述，汇集了秘书的基础工作，即办公室事务管理的基本内容。全书共七章，包括绪论、办公室环境、常规办公室工作、办公用品管理、办公效率及时间管理、办公室信息资源管理和档案管理。本书每章开头都用案例导入，提出问题，引出正文，每个章节后都配有本章小结、关键概念、思考与练习和案例评点。另外，本书还有一本配套的案例教材——《办公室事务管理案例与实务》，以帮助读者理解和强化秘书专业知识。

第二章 办公室环境
第一节 办公环境及其优化
　 一、办公环境概述
　 (一)办公环境的概念
环境是大家谈论最多的话题，其实，通俗地讲，环境就是周围的条件，也是相对于某一中心事物的背景。各个组织在研究其组成情况的时候，都会去关心它面临的环境问题。
办公环境，或称为办公室环境，它是直接或者间接作用和影响办公过程的各种因素的综合，从广义上说，它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。人文环境包括文化、教育、人际关系等因素。自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。
从总体上来看，办公环境是一个复杂的开放系统，为了更好地认识办公环境，我们可以对办公环境诸因素进行总体类型的划分。
(二)办公环境的分类
我们可以按照由近及远的顺序将办公环境分为办公活动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。
1.社会环境
所谓社会环境，是指一个国家内部的物质经济环境、政治法律环境和精神文化环境，同时包括这个国家的人口、民族、历史等因素。作为社会组织内部管理的组成部分，办公活动必然要从“环境”中得到任务和信息，然后再进行消化和加工，进而转化为服务于社会和组织的各种“产品”。如果把办公活动作为一个系统，它正是在这种输入、转换和输出的动态平衡中，使其自身在社会环境中不断生长和发展的，因此分析社会环境是研究办公环境的出发点。
2．职能环境
所谓职能环境，是指一个社会组织内部的机构设置、目标划分和运行情况，同时包括人际关系和工作方法等因素。办公室在履行自己的职能中必然要同组织中其他机构发生各种各样的联系，办公活动的正确履行不仅取决于其他机构的支持和配合，还取决于组织内部机构是否合理，各种制度是否完善，这些最终关系到组织内部管理的状况。
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