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内容简介

本书基于现代秘书工作环境，在对文档管理工作进行概述的前提下，全面阐释文书档案工作的工作流程，实现文档管理的无缝衔接。主要内容包括：文档工作概述，文书办理，文书的归档与整理，档案的鉴定与保管，档案的检索、编研与提供利用，文书档案管理现代化，声像档案管理概述，专门档案管理概述。重点在于解决如何实现科学的文档管理的问题，以便更好地服务于各级各类组织。本书主要面向秘书、档案专业本科生，也可作为高职高专学生、秘书及档案工作人员的参考书，还可以作为秘书人员岗前培训教材。

作者简介

陈祖芬，女，博士毕业于中国人民大学，福建莆田学院教授、中文系秘书教研室主任，中国高等教育学会秘书学专业委员会常务理事。主要从事档案学基础理论和妈祖文化方面的研究。主持国家社会科学基金项目“妈祖信俗非物质文化遗产档案研究”，主持福建省省部级项目2项，省教育厅A类重点项目1项，发表论文60余篇。

目　　录

第一章文档与文档工作概述
第一节文书与文书工作
一、文书的概念
二、文书的作用
三、文书的种类
四、文书的稿本
五、文书工作概述
六、文书工作的组织与管理
第二节档案与档案工作
一、档案的概念
二、档案的价值
三、档案的作用
四、档案的种类
五、档案工作概述

第一章 文档与文档工作概述  
第一节 文书与文书工作  
一、文书的概念  
二、文书的作用  
三、文书的种类  
四、文书的稿本  
五、文书工作概述  
六、文书工作的组织与管理  
第二节 档案与档案工作  
一、档案的概念  
二、档案的价值  
三、档案的作用  
四、档案的种类  
五、档案工作概述  
六、档案工作的组织与管理  
第三节 关系辨析:文档与文档工作  
一、文书与档案的关系  
二、文书工作与档案工作的关系  
第二章 文书处理  
第一节 行文制度  
一、行文关系与行文方向  
二、行文方式及行文规则  
第二节 文书办理  
一、文书办理流程  
二、文书办理的方法和要求  
第三节 文书管理  
一、文书管理职责  
二、文书管理原则  
三、文书管理制度  
四、文书管理方法  
五、内部文件管理  
第三章 文件与档案的整理  
第一节 文件与档案整理工作概述  
一、文件与档案整理工作的概念和内容  
二、文件与档案整理工作的范围  
三、文件与档案整理工作的意义  
四、文件与档案整理工作的原则  
第二节 文件与档案的分类  
一、全宗  
二、全宗内文件和档案的分类  
第三节 文书部门文件的整理  
一、文件整理归档的范围  
二、案卷级整理:立卷  
三、文件级整理:归档文件整理  
第四节 档案部门档案的整理  
一、案卷排列和编号  
二、案卷目录编制  
第四章 文件的移交与档案的收集  
第一节 文件移交与档案收集工作概述  
一、文件移交与档案收集工作的含义  
二、档案收集工作的内容  
三、档案收集工作的意义  
第二节 立档单位内文件的归档  
一、归档的概念  
二、建立健全归档制度的必要性和意义  
三、归档制度的内容  
四、档案室对文件归档的组织工作  
五、对临时性文件的收集  
第三节 档案馆档案的收集与征集  
一、档案馆档案收集的来源和范围  
二、现行机关档案的接收  
第五章 档案的鉴定与保管  
第一节 档案的鉴定  
一、档案鉴定的原则和标准  
二、现行单位档案鉴定工作的组织  
三、档案的销毁  
第二节 档案的保管  
一、档案保管概述  
二、档案保管工作的任务和基本原则  
三、档案库房的管理  
四、档案的安全保护  
第六章 档案的检索、编研与提供利用  
第一节 档案的检索  
一、档案检索工作的一般过程  
二、档案的著录与标引  
三、档案检索工具的编制  
第二节 档案的编研  
一、大事记  
二、组织沿革  
三、档案文件汇编  
四、会议简介  
五、科技成果汇编  
六、企业年鉴  
七、员工手册  
第三节 档案的利用服务  
一、提供阅览服务  
二、档案外借服务  
三、制发档案复制件  
四、举办展览  
五、制发档案证明  
六、参考咨询  
七、档案网站服务  
第七章 文书档案管理现代化  
第一节 文档一体化概述  
一、文档一体化的意义  
二、实现文档一体化的前提  
三、文档一体化的理论依据与技术支持  
第二节 文档管理系统简介  
一、文档管理系统的目标  
二、文档管理系统的功能与特点  
三、文档管理系统的模块设计  
四、文档管理系统的基本使用方法  
第三节 电子文件管理  
一、电子文件生成阶段的管理  
二、电子文件的采集  
三、电子文件的传送  
四、电子文件的鉴定  
五、电子文件的最终处置  
第八章 声像档案管理概要 （  
第一节 照片档案管理概要  
一、照片档案的构成与种类  
二、照片档案的管理流程  
第二节 磁记录档案管理概要  
一、磁记录档案的形成与种类  
二、磁记录档案的管理流程  
第三节 光盘档案管理概要  
一、光盘档案的记录原理与种类  
二、光盘档案的管理流程  
第九章 专门档案管理概要  
第一节 人事档案管理概要  
一、人事档案概述  
二、人事档案的收集  
三、人事档案的鉴别  
四、人事档案的整理  
五、人事档案的保管  
六、人事档案的利用  
七、人事档案的转递  
第二节 会计档案管理概要  
一、会计档案概述  
二、会计档案的归档范围  
三、会计档案的整理立卷  
四、会计档案的归档  
五、会计档案的保管  
六、会计档案的移交  
七、会计档案的借阅  
八、会计档案的销毁  
 
参考文献  
附录1 重要法规及规范性文件目录  
附录2 重要标准目录

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在线试读部分章节

文书办理流程
文书办理流程即对制发和收受的文件以衔接有序的程序进行办理的过程。文书办理各程序既相对独立、内容特定、各具功能，又相互衔接、环环相扣、排列有序，构成了一个完整、有序的文件运转和办理的程序。
从文书办理流程图来看，文书办理可分为有“收文办理”和“发文办理”以及收、发文办理结束后的“整理归档或销毁”。从文件办理的实际情况看，文件办理通常有以下三种情况：第一种情况是单纯收文办理，即文书办理从“签收”开始至“传阅”为止，收文办理工作即告结束。比如，上级收到下级呈送的报告，如果为例行的工作报告，则只需相关部门阅知即可；再比如下级收到上级下发的事务性通知，也是在传阅后即告收文办理结束，上述办理流程适用于阅知性文件。而如果收到的是批办性的文件，则从“签收”开始至“答复”为止，也就是下文所述的第三种情况。第二种情况是单纯发文办理，即文书办理从“起草”开始至“核发”为止，发文办理工作即告结束。比如，上级向下级发出决定、通知、通报等，或者下级向上级发出请示、报告等，还有非隶属机关单位或部门之间发出函等，这些都是发文机关单位为某种目的而制文、发文，至于对方回复与否，与发文办理本身无关。第三种情况是收文办理后需要书面答复对方而使文书办理进入到文件拟制和发文办理流程，即从“签收”直至“核发”，文书办理工作才告终结。这种收文与发文连贯办理的情况通常出于以下原因：一是最常见的逐级行文，即下级收到上级文件，为贯彻落实文件精神，而将文件层层转发。当然，对需要执行的上级文件，转发时要结合本级和下级的实际情况，提出明确、具体的要求；二是上级收到下级的“请示”，在对请示办理完毕后要给予“批复”，这样就自然进入到发文办理的过程。同样，非隶属机关单位之间的“函”件往复，也同样要经过收、发文办理的全过程。当文件经历收文、发文或收发文办理流程后，最终都要进入“整理归档或销毁”的终结程序。文件办理流程中的主要程序和路径，流程图中均以实线箭头连接显示。
但是，文书办理流程又并非是简单、划一的，文件在实际办理过程中会因为文件内容、办文要求和行文方式的不同而流通于不同的办理路径。比如，联合行文的办理就与单一发文的办理路径不尽一致；再如有的文件并不需要对外发出，仅仅在内部流通办理。对此，《条例》对文书办理程序的表述为“主要程序”“等”，这意味着，各机关单位在规定流程之下，可以根据实际需要和自身情况设计文书办理流程。当然，文书办理流程的设计不是随心所欲的主观臆断，而应很好地研究文件办理的体制、机制等问题，与行政效率研究结合，以有利工协作、提升效率为设计目标。流程图在主要程序之外还反映设计了一些需要用到的程序，如联合行文时用到的“会商”“会签”程序；收进和发出文件的“传递”程序；收文办理后又需发文办理的路径等。流程图对这些程序和路径均以虚线箭头连接显示。

文书办理流程  
文书办理流程即对制发和收受的文件以衔接有序的程序进行办理的过程。文书办理各程序既相对独立、内容特定、各具功能，又相互衔接、环环相扣、排列有序，构成了一个完整、有序的文件运转和办理的程序。  
从文书办理流程图来看，文书办理可分为有“收文办理”和“发文办理”以及收、发文办理结束后的“整理归档或销毁”。从文件办理的实际情况看，文件办理通常有以下三种情况：第一种情况是单纯收文办理，即文书办理从“签收”开始至“传阅”为止，收文办理工作即告结束。比如，上级收到下级呈送的报告，如果为例行的工作报告，则只需相关部门阅知即可；再比如下级收到上级下发的事务性通知，也是在传阅后即告收文办理结束，上述办理流程适用于阅知性文件。而如果收到的是批办性的文件，则从“签收”开始至“答复”为止，也就是下文所述的第三种情况。第二种情况是单纯发文办理，即文书办理从“起草”开始至“核发”为止，发文办理工作即告结束。比如，上级向下级发出决定、通知、通报等，或者下级向上级发出请示、报告等，还有非隶属机关单位或部门之间发出函等，这些都是发文机关单位为某种目的而制文、发文，至于对方回复与否，与发文办理本身无关。第三种情况是收文办理后需要书面答复对方而使文书办理进入到文件拟制和发文办理流程，即从“签收”直至“核发”，文书办理工作才告终结。这种收文与发文连贯办理的情况通常出于以下原因：一是最常见的逐级行文，即下级收到上级文件，为贯彻落实文件精神，而将文件层层转发。当然，对需要执行的上级文件，转发时要结合本级和下级的实际情况，提出明确、具体的要求；二是上级收到下级的“请示”，在对请示办理完毕后要给予“批复”，这样就自然进入到发文办理的过程。同样，非隶属机关单位之间的“函”件往复，也同样要经过收、发文办理的全过程。当文件经历收文、发文或收发文办理流程后，最终都要进入“整理归档或销毁”的终结程序。文件办理流程中的主要程序和路径，流程图中均以实线箭头连接显示。  
但是，文书办理流程又并非是简单、划一的，文件在实际办理过程中会因为文件内容、办文要求和行文方式的不同而流通于不同的办理路径。比如，联合行文的办理就与单一发文的办理路径不尽一致；再如有的文件并不需要对外发出，仅仅在内部流通办理。对此，《条例》对文书办理程序的表述为“主要程序”“等”，这意味着，各机关单位在规定流程之下，可以根据实际需要和自身情况设计文书办理流程。当然，文书办理流程的设计不是随心所欲的主观臆断，而应很好地研究文件办理的体制、机制等问题，与行政效率研究结合，以有利工协作、提升效率为设计目标。流程图在主要程序之外还反映设计了一些需要用到的程序，如联合行文时用到的“会商”“会签”程序；收进和发出文件的“传递”程序；收文办理后又需发文办理的路径等。流程图对这些程序和路径均以虚线箭头连接显示。  
总之，文书办理要遵循文书工作原则，根据文件的实际情况，有针对性地实施文书办理流程，用最恰当和符合《条例》要求的方式处理文件，实施规范性操作，保证文书办理正常有序进行。  
文书办理流程印证了文件从无到有、从有生命到生命停息的全过程。按照文件生命周期理论，文件在办理过程中或刚刚办理结束时发挥着现行效用，属于现行文件；文件经过收、发文办理流程，进入终结处理阶段前，都要在文秘部门或文件中心留存一段时间，此时文件的现行效用尚未未完全失去，发挥着半现行效用，属于半现行文件；当文件最终归档进入档案管理阶段后，文件则失去其现行效用，开始发挥历史效用，此时属于非现行文件，也就是档案。文书办理流程即反映了文件性质演化的这一生命过程。

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