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内容简介

　　用蠻力不如使巧勁！
　　堆積如山的例行事務，是否讓你疲於奔命？
　　工作不是意志力大考驗，
　　善用「模式化工作術」其實你可以更輕鬆！
　　「模式化工作術」不僅可以增加效率、提高產能，還可以提升員工素質，
　　堪稱是新時代的完美工作術！
　　「我忙得沒有時間……」這句話幾乎是每個現代上班族的口頭禪，然而，仔細分析之下，很容易就會發現，其實很多人都將大把的時間花在一些重覆或類似的工作上，導致真正需要花時間思考的問題，只能草率處理。
　　如果可以為這些重覆的工作找到一個固定的模式，只要遇到相同的情境，就加以套用，勢必可以大幅提高工作效率，進而，就可以將省下的時間拿來處理更棘手的問題。

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作者简介

　　信太明
　　AUN顧問株式會社　董事長
　　一九六八年出生於福島縣。在早稻田大學政治經濟學院求學期間，就開始參與Recruit教育資訊雜誌的企畫業務工作。一九九二年大學畢業後，進入Recruit公司。後來，曾先後任職於日本網路研究所及ABC MART，於一九九八年成立AUN顧問公司。二○○五年十一月，公司股票在東京證券交易所高增長新興股票市場（MOTHERS）上市。成為搜尋引擎行銷（SEM）的先驅者，致力於推廣搜尋引擎*化（SEO）和搜尋連動型廣告（P4P）的有效性。
　　AUN顧問公司更從二○○八年開始正式展開「全球行銷（Global marketing）」事業，提供以英語、中文為中心，支援多國語言，涵蓋創意、翻譯、行銷、媒體等業務的綜合服務。王蘊潔
　　樂在翻譯的世界，打滾十餘年仍然欲罷不能的專職譯者，曾詮釋《博士熱愛的算式》、《不毛地帶》、《洗錢》等日本重量級作家的作品。

目　　录

前言
PART 1 模式化工作術的優點
CHAPTER 1　為什麼要將工作模式化？
何謂模式？何謂模式化工作術？
模式化的益處 1「效率性」——七五％的工作都可以定型化
模式化的益處 2 「生產力」——可以專注於二五%的具附加價值工作
模式化的益處 3 「正確性」——毫無遺漏地確實完成工作
模式化的益處 4 「非屬人化」——可以把工作交給別人處理
哪些工作應該模式化？
模式會逐漸進化
Chapter 2　工作模式化的方法
讓模式化工作術持續的祕訣
模式化在時間上具備極高的成本效益
缺乏目的的模式化將無法持續

前言 
PART 1 模式化工作術的優點 
CHAPTER 1　 為什麼要將工作模式化？ 
何謂模式？何謂模式化工作術？ 
模式化的益處 1「效率性」——七五％的工作都可以定型化 
模式化的益處 2 「生產力」——可以專注於二五%的具附加價值工作 
模式化的益處 3 「正確性」——毫無遺漏地確實完成工作 
模式化的益處 4 「非屬人化」——可以把工作交給別人處理 
哪些工作應該模式化？ 
模式會逐漸進化 
Chapter 2　 工作模式化的方法 
讓模式化工作術持續的祕訣 
模式化在時間上具備極高的成本效益 
缺乏目的的模式化將無法持續 
記錄是模式化的第一步 
將工作模式化的三個模式 
保存模式 
持續貫徹模式化工作術的方法 
支援模式化工作術的 IT環境 
PART 2模式化活用範例 
Chapter 3　 電子郵件、聯絡、傳達時的範本 
使用定型書函範例，減少文書製作時間 
模式化可以讓活動的事前準備與資訊共享萬無一失 
電子郵件的使用方法將大幅改變上班族可運用的時間 
運用信件的自動行銷術 
Chapter 4 推展業務、商談時的模式 
提升電話預約成功率的範本 
不依賴即興回答和經驗的電話應對劇本 
初次拜訪前的檢查表 
一眼識破危險公司的範本 
初次見面也能與對方親切交談的範本 
菜鳥也可以在三個月內拿到訂單的意向調查表 
說服、交涉的模式 
製作「我的米其林」，選擇招待客戶的店家就萬無一失 
出差時絕不失誤的範本 
可以充分利用零星時間的「待辦事項清單」 
Chapter 5　 提升商務基礎技術的範本 
用「Outlook行事曆」統一管理行程 
重要的報章雜誌內容要當日建檔 
用 iPhone的備忘錄功能累積創意點子 
振奮低落心情的模式 
身體狀況也可以模式化管理 
提升學習效率的模式 
可幫你做出決策的模式 
加班增加時的檢討模式 
Chapter 6　 管理的模式 
活化公司內部溝通的模式 
提升員工幹勁的激勵模式 
可以消滅集體加班的模式 
會議不得多於六人，團隊也要以六人為單位 
解決上司特有煩惱的模式 
後記

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前　　言

　　前言
　　「模式化」將全面提升你的工作成果
　　廣辭苑第六版對「template」（日文□□□□□□）的定義有「樣板、型板」等五種意思。本書中所介紹的含義，應該最接近最後一項解釋「用電腦軟體設定完畢、可以立刻套用的範本」。姑且忽略前半部分，後半部分「設定完畢、可以立刻套用的範本」，正是本書所討論的模式。
　　只要模式化，就可以在短時間內準確無誤地完成任何工作。
　　模式化工作術不僅可以讓工作順利，也能讓生活更充實。
　　甚至讓你邁向理想的人生。
　　聽到我這麼說，各位讀者會相信嗎？
　　「我要在三十歲之前創業！」

前言 
　　「模式化」將全面提升你的工作成果 
　　廣辭苑第六版對「template」（日文□□□□□□）的定義有「樣板、型板」等五種意思。本書中所介紹的含義，應該最接近最後一項解釋「用電腦軟體設定完畢、可以立刻套用的範本」。姑且忽略前半部分，後半部分「設定完畢、可以立刻套用的範本」，正是本書所討論的模式。

只要模式化，就可以在短時間內準確無誤地完成任何工作。 
　　模式化工作術不僅可以讓工作順利，也能讓生活更充實。 
　　甚至讓你邁向理想的人生。 
　　聽到我這麼說，各位讀者會相信嗎？ 
　　「我要在三十歲之前創業！」 
　　我因為嚮往經營木材行的父親白手起家、開創自己人生的身影，而決定有朝一日也要自己創業時，還是一個高中生。後來雖然幾經波折，但就在即將年滿三十歲之際，我終於如願自立門戶。
AUN顧問公司從不到兩坪半的房間和一台電腦開始起步，終於在二○○五年發行股票，在東京證交所高增長新興股票市場（MOTHERS）上市。

當然，無論對公司或是經營者來說，股票上市都不是終點。現在，我們公司在推展核心事業搜尋引擎行銷（SEM）的同時，還投入英語和中文行銷業務的市場，每天都在面對新的挑戰。

無論是我，還是我的公司，能有今天的成績，除了幸運，更拜各界支持所賜。不過，自從開始接受商業雜誌等媒體的採訪後，我經常在思考一個問題，那就是「我是否有什麼獨特的方法可供其他上班族參考？」

為什麼我在學生時代明明討厭讀書，卻可以在一年之內，讓偏差值提高二十個單位？ 
　　當年在ABC MART工作時，為什麼可以創下一天賣出兩百雙鞋的新紀錄？ 
　　為什麼我既沒有錢，也缺乏 IT相關知識，卻可以使SEO（搜尋引擎最佳化）企業迅速成長？ 
　　而且—— 
　　為什麼我每天都工作愉快，生活也很充實？ 
　　我的回答是—— 
　　因為每一件事我都透過模式化，追求更高的效率。 
　　我的頭腦絕對沒有比別人聰明，大學聯考時，還曾經名落孫山。而且，我也不是那種二十四小時賣命工作的上班族。基本上，我喜歡工作，工作對我來說並不是一件苦差事，但我也重視生活。我喜歡地理、地形和地圖，也會花時間蒐集文獻資料或上網查閱相關資料，因為這是我的興趣。除此以外，我還主辦名為「CEO咖啡」的研究會，和各行各業的經營者進行交流。雖然這些都和我的工作沒有直接關係，但我一直很勇於挑戰自己感興趣的事。

就與生俱來的能力和能夠運用的時間來說，我跟各位讀者並沒有什麼差異。但是，我們之間有一個很大的不同，那就是對「效率化」的執著。

當然，沒有人會說「我不希望工作有效率」。然而，大部分人雖然希望達到效率化，但能夠實際深入追究效率化的方法並付諸行動的人，
卻少之又少。 
　　光靠精神論並無法達到效率化，因為效率化必須憑藉科學的方法。 
　　工作模式化就是我為了追求效率所實踐的方法。 
　　如果要用一句話來定義工作模式化，那就是針對日常的所有業務製作範本，並加以靈活運用，以提升工作準確度和速度的方法。 
　　我從學生時代，就開始思考學習方法的模式化，比起學習本身，我對思考提升學習效率的方法更加執著。如今成為經營者，這種態度仍然沒有改變，或者我應該說，和員工分享範本，看到他們業績提升，能力也獲得成長，更讓我熱衷於推動模式化。

本書將向各位讀者介紹模式化的相關方法。對我而言，這些方法都是我人生中不可或缺的重要資產。相信各位讀者在看完本書後，人生也一定會發生巨大的變化。

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在线试读部分章节

　　模式化的益處——「效率性」——七五％的工作都可以定型化
　　「反覆」作業意外地多
　　大部分工作都可以藉由模式化提升效率，在一天之內完成原本需要花費兩天時間的工作，也絕非遙不可及的夢想。
　　「七五％的工作都可以模式化。」
　　聽到我這麼說，各位是否會感到驚訝？
　　或許各位會說：「我做的工作才沒有這麼簡單。」
　　「能夠用範本完成的工作，成果一定不理想。」
　　果真如此嗎？
　　各位不妨回顧一下每天的工作。
　　據我的觀察，煩擾各位的工作中，有七五％都是以前曾經做過的工作。
　　比方說，電子郵件。現在，早已邁入資訊化社會，撰寫大量的電子郵件，應該也成為各位工作中的一環。當然，也有人認為電子郵件的往來根本不算是工作，我也很想大力贊同這種意見，但實際上，上班族每天就是必須花時間處理無數的電子郵件。
　　撰寫電子郵件正是﹁以前曾經做過的工作﹂最典型的代表。當然，電子郵件的傳送對象各不相同，內容也不可能一模一樣。即使如此，在撰寫時也不需要從零開始。假設回電子郵件總共花了五分鐘，會不會其中有三分鐘都花在﹁重新輸入以前曾經寫過的內容﹂這種單純的作業上呢？
　　比方說，寄給客戶的電子郵件也有各種不同的性質，像是「初次拜訪後的致意」、「寄送資料用的郵件」、「價格交涉郵件」、「季節問候郵件」等等。即使客戶不同，即使內容細節稍有差異，但結構上其實大同小異。所以，只要事先準備幾種範本，就足以重複利用。
　　在拜訪客戶、聽取意見時也一樣。即使拜訪的客戶不同，第一次拜訪時應該詢問的問題幾乎都是固定的，就算是諮詢工作也不例外。
　　我所經營的AUN顧問公司，主要業務是搜尋引擎行銷，也就是設法讓客戶的網站在搜尋結果中名列前茅。我們的任務是針對客戶在SEO等行銷方面的需求，提供量身訂作的服務。然而，只要把焦點放在工作的進展上，任何案子都一定存在著共同點。

模式化的益處——「效率性」——七五％的工作都可以定型化 
　　「反覆」作業意外地多 
　　大部分工作都可以藉由模式化提升效率，在一天之內完成原本需要花費兩天時間的工作，也絕非遙不可及的夢想。 
　　「七五％的工作都可以模式化。」 
　　聽到我這麼說，各位是否會感到驚訝？ 
　　或許各位會說：「我做的工作才沒有這麼簡單。」 
　　「能夠用範本完成的工作，成果一定不理想。」 
　　果真如此嗎？ 
　　各位不妨回顧一下每天的工作。 
　　據我的觀察，煩擾各位的工作中，有七五％都是以前曾經做過的工作。 
　　比方說，電子郵件。現在，早已邁入資訊化社會，撰寫大量的電子郵件，應該也成為各位工作中的一環。當然，也有人認為電子郵件的往來根本不算是工作，我也很想大力贊同這種意見，但實際上，上班族每天就是必須花時間處理無數的電子郵件。

撰寫電子郵件正是﹁以前曾經做過的工作﹂最典型的代表。當然，電子郵件的傳送對象各不相同，內容也不可能一模一樣。即使如此，在撰寫時也不需要從零開始。假設回電子郵件總共花了五分鐘，會不會其中有三分鐘都花在﹁重新輸入以前曾經寫過的內容﹂這種單純的作業上呢？

比方說，寄給客戶的電子郵件也有各種不同的性質，像是「初次拜訪後的致意」、「寄送資料用的郵件」、「價格交涉郵件」、「季節問候郵件」等等。即使客戶不同，即使內容細節稍有差異，但結構上其實大同小異。所以，只要事先準備幾種範本，就足以重複利用。

在拜訪客戶、聽取意見時也一樣。即使拜訪的客戶不同，第一次拜訪時應該詢問的問題幾乎都是固定的，就算是諮詢工作也不例外。 
　　我所經營的
AUN顧問公司，主要業務是搜尋引擎行銷，也就是設法讓客戶的網站在搜尋結果中名列前茅。我們的任務是針對客戶在SEO等行銷方面的需求，提供量身訂作的服務。然而，只要把焦點放在工作的進展上，任何案子都一定存在著共同點。

因此，不妨把要向客戶發問的項目歸納為「問題清單」，發給所有業務員。如此一來，每次拜訪客戶時，就可以避免浪費時間，也無需擔心有任何遺漏。而且，即使是經驗不足的新手，在詢問客戶意見時，也可以達到和資深員工相同的水準。

將工作模式化，感覺時間變多了 
　　英國歷史、政治學家帕金森針對官僚體制進行了研究，在他提倡的「帕金森法則」第一條中，提出了以下的論點。 
　　「工作量會膨脹到把這項工作被賦予的時間全部用完為止。」 
　　這句話的意思是，原本可以在短時間內或是用較少預算完成的工作，如果不積極處理，就會把所有時間和預算消耗殆盡。這是對公務員和組織的諷刺，但也帶給我們很大的啟示。也就是說，那些口口聲聲說「有太多事要做，所以沒有時間」的人，永遠不會有時間。然而，如果積極思考如何才能在短時間內把事情做完，並發揮巧思，就可以在短時間內完成工作。所以，關鍵全在於心態。

本書所介紹的「模式化」就是發揮這種巧思的手段之一。 
　　後面也將提到，有些工作就是無法模式化、不可以模式化。但是，煩惱「忙得沒有時間」、「被工作追著跑」的上班族中，多數人的工作都仍有大量的模式化空間。他們之所以整天忙碌不已，就是被這些重複進行的工作困住了。

每天都得處理許多例行業務和瑣事，是上班族必須面對的宿命。不過，在處理這些工作時，每次都從零開始，花費大量時間在回想、思考和調查的人，和藉由模式化縮短時間的人，在工作效率方面會產生極大的差異。

工作速度一旦加快，就可以減少時間的浪費，就會感覺時間變多了。 
　　當然，和沒有製作模式的人相比，想將工作模式化的人必須花費時間在製作模式這項新的作業上，但這是一種先行投資，而且是絕不虧損的投資。只要能夠稍微體會其中的益處，本書的目的可說就已經達成了一半。

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