办公自动化系统与电子档案管理

一位计算机软件工程师曾经非常感慨地说：“任何计算机信息系统如果没有考虑档案管理问题，肯定是一个不完善的系统。”确实，计算机在办公领域和其他领域的运用，导致产生了大量电子文件。这些电子文件无疑也是人类社会实践活动的真正历史记录，应该作为人们工作、生产、生活必不可少的工具和珍贵的社会记忆予以妥善而科学地保管起来，使之长久可读并便于利用。 

然而，会议东道主研制的浙江电力公司OA系统（这是一个由软件开发商、系统用户和档案管理人员、档案学学者共同合作研制开发的系统），恰恰就是一个把档案管理要求嵌入其中的系统。这个系统的*特点，是把对文件价值的鉴定程序以及电子文件元数据（尤其是对背景信息中的来源信息）的著录程序，直接融入了OA系统之中，且其价值鉴定和对来源信息进行著录的特定步骤是由办公业务人员（也就是OA系统的主要用户）在半自觉、半自动的情况下完成的（档案人员同时在网上对此进行监审）。

何嘉荪教授简介，男，上海人，1942年11月生于重庆，1964年毕业于中国人民大学档案系，又于1996年毕业于外交学院外事调研（西班牙语）研究生班；现为浙江大学人文学院档案学专业教授，浙江大学信息资源管理研究所所长；1994年获西班牙政府外交部文化与科学关系总署颁发的外国