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编辑推荐

◆表格化描述——一目了然
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内容简介

公文在古代被称之为“经国之枢机”，作为表述国家意志、执行法律法规、规范行政执法、传递重要信息的最主要的载体，公文是国家法律法规的延续和补充。其质量的高低，直接反映国家机关的思想理论和政策水平、对社情民意的掌握情况、对重大问题的分析处置能力，也直接关系到国家意志和法律法规与政策手否能够科学地正确地得到贯彻和落实。
随着行政行为的日益规范，掌握公文写作技巧，规范公文处理行为显得尤为重要。本丛书对从事行政管理工作和办公室工作的同志无疑大有裨益。
本丛书的*特点在于技巧和规范，并附有系列高规格的经典公文范例，既有格式的标准化、规范化，又有技巧的流程化、实用化，于实践中可以揣测琢磨，于操作中可以按图索骥，于案例中可得其精髓，对各级各类公务人员和办公室文职工作人员是有益的参考和必备的工具。

作者简介

高校教授和机关从事文秘工作一线工作人员。

目　　录

第一章公文格式概述及行政公文
第一节公文格式
一、有关格式的基本规定
二、公文格式详解
三、特殊格式
四、公文格式样本
第二节行政公文格式与范例
一、命令
二、决定
三、公告
四、通告
五、通知
六、通报
七、议案

第一章 公文格式概述及行政公文 
第一节 公文格式 
一、有关格式的基本规定 
二、公文格式详解 
三、特殊格式 
四、公文格式样本
 
第二节 行政公文格式与范例 
一、命令 
二、决定 
三、公告 
四、通告 
五、通知 
六、通报 
七、议案 
八、报告 
九、请示 
十、批复 
十一、意见 
十二、函 
十三、会议纪要 
十四、决议 
十五、指示 
十六、公报 
十七、条例 
十八、规定
 
第二章 事务文书 
第一节 规范类事务文书 
一、制度 
二、章程 
三、规程 
四、办法 
五、规划 
六、规定 
七、规则 
八、守则 
九、公约
第二节 决策类事务文书 
一、总结 
二、计划 
三、简报 
四、工作要点 
五、调查报告
第三节 考核类事务文书 
一、就职演讲 
二、述职报告 
三、考察材料 
四、组织鉴定
 
第四节 倡导类事务文书 
一、倡议书 
二、号召书 
三、建议书 
四、决心书、保证书 
五、志愿书
第三章 会务文书 
第一节 发言类会务文书 
一、主持词 
二、开幕词 
三、欢迎词 
四、会议报告 
五、会议讲话 
六、经验介绍 
七、欢送词 
八、闭幕词
第二节 材料类会务文书 
一、提案 
二、会议记录 
三、座谈会纪要
 
第四章 礼仪文书 
第一节 书信类礼仪文书 
一、申请书 
二、推荐书 
三、自荐书 
四、证明信 
五、介绍信 
六、邀请书 
七、请柬 
八、聘书
第二节 慰问类礼仪文书 
一、贺信、贺电 
二、祝词 
三、喜报 
四、表扬信 
五、慰问信 
六、答谢词 
七、悼词 
八、讣告 
九、唁电
第五章 司法文书 
第一节 诉讼类司法文书 
一、起诉状 
二、申诉状 
三、答辩状 
四、代理词 
五、仲裁申请书 
六、仲裁协议书
第二节 公证类司法文书 
一、公证书 
二、赠与书
第六章 经贸文书 
第一节 协议类经贸文书 
一、协议书 
二、合同 
三、合作意向书
第二节 商贸类经贸文书 
一、招标书 
二、投标书 
三、市场调查报告 
四、市场预测报告 
五、项目可行性研究报告 
六、招商说明书 
七、股票上市公告书 
八、商品说明书 
九、商标注册申请书 
十、外贸信函
第三节 财经类经贸文书 
一、审计报告 
二、财务报告 
三、纳税检查报告 
四、财务分析报告 
五、财政预算报告
第七章 宣传文书 
第一节 信息类宣传文书 
一、启事 
二、声明 
三、海报
第二节 新闻类宣传文书 
一、广告 
二、消息 
三、通讯 
四、墙报（板报） 
五、新闻评论
第三节 序跋类宣传文书 
一、凡例 
二、发刊词 
三、编者按 
四、序、跋 
五、题词
第八章 传记史志 
第一节传记类 
一、简历 
二、传记 
三、人物简介 
四、回忆录
第二节 史志类 
一、地方志 
二、方言志 
三、风俗志 
四、年谱
第三节 笔记类 
一、工作笔记 
二、读书笔记
 
第九章 公文处理程序
附录 
附录一 国家行政机关公文处理办法 
附录二 国家行政机关公文格式 
附录三 中华人民共和国国家标准标点符号用法

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在线试读部分章节

第一章
公文格式概述及行政公文
第一节公文格式
公文格式实际上有两层含义：一是起草公文时，要按照各公文文种相对固定的程式来进行写作；二是公文外形结构的组织与安排的格式化。对第一种格式，我们在介绍每一种公文的写法的时候，已经做了详细的说明，这里不再重复。本章只介绍党政公文外形结构的格式。
无论是行政机关公文格式，还是党的机关公文格式，《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》都做了具体的规定，国家技术监督局颁发的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）更对行政机关公文格式做了详尽的规范。
《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”
在公文的制作过程中，这些基本格式当有者必须具备，不当有者不得出现（如密级和紧急程度，就不是每份文件必需的）。而且每一格式项目在正式公文中出现的位置和形式，也都有严格的规定。
（一）眉首
眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人六个要素。这些要素中，发文机关标识、发文字号是文件式公文中每一种公文都必须具备的。其他要素根据实际情况进行标注。
1?公文份数序号
“公文份数序号是将同一文稿制印若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。”
公文份数序号一般是重要保密性文件才进行标识，以便查找文件去向。凡是标识了份数序号的公文，一般需要收回销毁。行政公文要求“绝密”、“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。
2?秘密等级和保密期限

第一章 
公文格式概述及行政公文
 
 
第一节  公文格式
程式化是公文的特征之一。公文的程式化在很大程度上是通过书面文字材料形成相对固定的格式来表现的。 
公文格式实际上有两层含义：一是起草公文时，要按照各公文文种相对固定的程式来进行写作；二是公文外形结构的组织与安排的格式化。对第一种格式，我们在介绍每一种公文的写法的时候，已经做了详细的说明，这里不再重复。本章只介绍党政公文外形结构的格式。

无论是行政机关公文格式，还是党的机关公文格式，《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》都做了具体的规定，国家技术监督局颁发的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）更对行政机关公文格式做了详尽的规范。
一、有关格式的基本规定

《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”

《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”

在公文的制作过程中，这些基本格式当有者必须具备，不当有者不得出现（如密级和紧急程度，就不是每份文件必需的）。而且每一格式项目在正式公文中出现的位置和形式，也都有严格的规定。
二、公文格式详解

根据2001年实施的《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999），文件式公文必须遵照以下格式：

（一）眉首
 
 
眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人六个要素。这些要素中，发文机关标识、发文字号是文件式公文中每一种公文都必须具备的。其他要素根据实际情况进行标注。

1?公文份数序号 
“公文份数序号是将同一文稿制印若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。” 
公文份数序号一般是重要保密性文件才进行标识，以便查找文件去向。凡是标识了份数序号的公文，一般需要收回销毁。行政公文要求“绝密”、“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。

2?秘密等级和保密期限 
公文如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3?紧急程度 
对于事关重大、需要紧急传递和办理的公文，应标明紧急程度，以便与一般公文区分开来。紧急程度分为两级，行政公文分别叫做“特急”、“急件”，党的公文分别叫做“特急”、“加急”。不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。

紧急程度的标注，文件式公文也在首页右上角，跟秘密等级上下排列，居秘密等级下方。 
紧急电报的分级与一般公文有所不同，行政公文要求以三级标示：“特急”、“加急”、“平急”；党的公文要求以四级标示：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

4?发文机关标识 
发文机关标识（《条例》中称为“版头”，）就是我们通常所说的“红头”。它一般由发文机关名称加“文件”两字组成，也可以只有机关名称不加“文件”二字，党的公文还可以由发文机关名称后加括号标明文种组成。

发文机关标识用套红大字居中印在公文首页上部。 
发文机关标识这一格式项目需要特别注意的问题还有： 
（1）发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。 
（2）几个机关联合发文，属于行政公文的，要把参与发文的机关都排上，主办机关排列在前，其他机关依次在下方整齐对应排列。机关名称后的文件二字居纵向中央。党的公文在联合发文时，版头可采取同样的形式，也可以只列主办机关名称。

（3）在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。 
（4）发文机关标识上边缘至版心上边缘为25毫米。对上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80毫米。 
（5）发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22毫米×15毫米。之所以这么规定，因为这一数据是国务院发文时“国务院文件”5字所使用的字号。

5?发文字号 
发文字号是公文的一个重要项目，下行文的发文字号位于版头的正下方，文头部分与正文部分的间隔红公反线的正上方。党的公文也可标在版头的左下方。

发文字号有固定的模式：由发文机关代字、年份(发文年度)、序号(发文顺序号)三部分组成。 
机关代字是发文机关名称的极度简缩，但必须能识别出是哪一个机关，而不能产生歧义。如：“国发”是国务院的机关代字；“中发”是中共中央的机关代字；“国办发”是国务院办公厅的机关代字。湖南省人民政府的机关代字是“湘政”，陕西省人民政府的机关代字是“陕政”，四川省人民政府的机关代字是“川府”，根据代字，可以让阅文者能看出发文的是什么机关。

机关代字后不加“字”字。凡下行正式文件，加“发”；上行文则不加。有时为了区别各种行文，可加文种的简称如“国办函”、“湘政函”、“湘教通”、“娄办电”等。

年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如不能把1999年减缩为“99”。年份必须加六角括号括住，如：〔1999〕。不得用圆括号或别的括号。

序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。除命令(令)外，其他公文的序号前不加“第”字，序号不编虚位（即1不编为001）。

发文字号是引用和查找公文时的重要依据，正规公文一般都要有发文字号，其组合方式也要按《办法》和《条例》的规定执行。 
6?签发人 
《办法》规定：“上行文应当注明签发人，会签人姓名。”《条例》规定：“上报公文应当在发文字号右侧标注‘签发人’，在‘签发人’后面标签发人姓名。”

“签发人”一项的具体位置，行政公文跟党的公文一样，标在“红头”下方右侧，也就是发文字号右边。签发人与发文字号平行排列，发文字号左空1字，签发人姓名最后一字右空1字。

公文的签发也有严格的规定。行政公文“以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。”党的公文“须经本机关领导人审批签发。重要公文应当由机关主要领导人签发。联合发文，须经所有联署公文的领导人会签。党委办公厅(室)根据党委授权发布的公文，由被授权者签发或者按照有关规定签发。领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间。若圈阅，则视为同意。”

以上各项格式项目，均属于眉首部分，用红色反线将之与主体部分隔开。

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